Apariencia
Clientes
Módulo requerido:
sales· Permiso:customers.view/customers.create
→ Módulos y permisos
¿Qué es?
El catálogo de clientes almacena la información de todos los compradores de la empresa. Un cliente bien configurado agiliza la facturación, el envío de documentos y el seguimiento de la cartera de cobros (CxC).
Crear un cliente
- Ve a Clientes en el menú lateral → Nuevo cliente.
- Completa el formulario y guarda.
También puedes crear un cliente al vuelo desde el formulario de factura con + Nuevo cliente. El alta rápida pide nombre, cédula/RUC, ubicación, fecha de nacimiento y sexo. Para un extranjero elige ese tipo de cliente: pide el tipo de identificación (pasaporte u otro), el país y el número, que es lo que la DGI exige en la factura electrónica.
Foto del cliente
La ficha del cliente lleva su foto: súbela o tómala con la cámara con Tomar foto, sin salir del formulario (la cámara pide conexión segura https).
Campos del formulario
Identificación fiscal
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre / Razón social | Nombre legal que aparece en la factura y la nota de crédito FEL. |
| RUC | RUC panameño. Puedes validarlo contra la DGI desde Fiscal → Validar RUC. |
| DV | Dígito verificador del RUC. |
| Tipo de cliente | Natural, jurídico, gobierno, etc. Configurable en Configuración → Tipos de cliente. |
Ubicación obligatoria para contribuyentes
Para los tipos de contribuyente 01 y 03, la DGI exige la ubicación (provincia/distrito/corregimiento). Sin ella, la factura electrónica será rechazada.
Consumidor final
Si el cliente no tiene RUC (compra como persona), déjalo en blanco y escribe el nombre completo. Aparecerá como "Consumidor Final" en el libro de ventas.
Una cédula, un cliente
No se puede registrar dos veces la misma cédula o RUC. Mientras la escribes, el sistema avisa si ya existe y a nombre de quién: desde la ficha puedes abrirlo, y desde el alta rápida (factura, agenda, sala de espera) puedes usar ese cliente en vez de crear otro. Al guardar, una cédula repetida se rechaza con el mensaje «Ese número de cédula ya está registrado a nombre de…».
Los números de relleno hechos solo de ceros (como el 0-000-000 del cliente de contado) no cuentan. Si ya tenías clientes repetidos de antes, se pueden seguir editando; lo que no se puede es crear otro con esa cédula ni pasársela a otro cliente.
Datos personales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Fecha de nacimiento | Habilita la edad en la ficha, el descuento a jubilados y las campañas de cumpleaños. |
| Descuentos y beneficios | SENADIS, convenios y demás programas que se le reconocen al cliente. Se asignan con permiso propio y queda registrado quién los puso y quién los quitó. → Programas de descuento |
| Sexo | Junto con la fecha de nacimiento, determina el auto-marcado de Jubilado. |
| Jubilado | Ganchito automático al alcanzar la edad de jubilación configurada (hombres/mujeres). Puede marcarse a mano con permiso; el cálculo automático nunca lo desmarca. → Programas de descuento |
Contacto y ubicación
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Correo electrónico | Para enviarle facturas, cotizaciones y cupones. Con + Otro correo se agregan hasta dos más (por ejemplo, compras y finanzas): la factura electrónica de la DGI y el PDF por correo les llegan a todos. |
| Teléfono | Para envío por WhatsApp Business. |
| Dirección / Ubicación | Provincia, distrito y corregimiento + dirección. Aparece en el PDF. |
| Zona | Zona geográfica para reportes y rutas de cobranza. |
Condiciones comerciales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Vendedor asignado | Vendedor predeterminado para este cliente. Útil para comisiones. |
| Condición de pago | Contado o crédito con plazo (en días). |
| Límite de crédito | Monto máximo de facturas pendientes. Si se supera, el sistema advierte al facturar. |
| Descuento predeterminado | Descuento (%) automático por línea al facturar a este cliente. |
La ficha del cliente (vista 360°)
El detalle del cliente reúne toda su relación con la empresa:
- Resumen — datos de contacto, edad, badges (jubilado, aseguradora) y saldo por pagar.
- Documentos — facturas, cotizaciones y pedidos del cliente, con su estado. Desde aquí puedes crear un documento nuevo (FAC/COT/PED) con el cliente ya seleccionado.
- Estado de cuenta — resumen de CxC: facturas pendientes, cobros, crédito disponible y saldo total. Exportable.
- Cobros — historial de recibos de caja.
Empresas con módulo clínico
La ficha incluye la sección Pólizas de seguro del paciente: recepción puede registrar y gestionar las pólizas (aseguradora, plan, n.° de póliza, vigencia) sin necesidad de turno médico, con el permiso clinical.policy.manage. → Aseguradoras y seguros médicos
Filtros del listado
El listado de clientes permite filtrar por texto (nombre, RUC, código), tipo, zona, vendedor, jubilado y —con módulo clínico— aseguradora. Cada fila muestra la edad y los badges correspondientes.
Enviar documentos al cliente
Desde el detalle de cualquier documento del cliente:
- PDF por correo → email automático con el PDF adjunto.
- WhatsApp → envía el PDF como mensaje (requiere WhatsApp configurado).
Importar clientes en masa
Preguntas frecuentes
¿Un cliente puede tener varios correos electrónicos?
Sí, hasta tres. En la ficha, debajo del correo principal, pulsa + Otro correo. Los tres viajan en la factura electrónica (la DGI admite hasta tres correos del receptor) y los tres reciben el PDF cuando se envía la factura por correo.
¿Puedo desactivar un cliente sin eliminarlo?
Sí. No aparecerá en búsquedas de facturación pero su historial se conserva.
¿El mismo RUC puede estar en dos clientes?
No. El RUC es único; el sistema te mostrará el cliente existente.
¿Por qué un cliente aparece marcado como Jubilado si nadie lo marcó?
El sistema lo marca automáticamente al alcanzar la edad de jubilación configurada (según su fecha de nacimiento y sexo). El descuento de jubilado se aplicará solo al facturarle.