Cotizaciones

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¿Qué es?

Una cotización (COT) es una propuesta comercial formal enviada al cliente antes de confirmar la venta. No afecta el inventario ni genera asiento contable; solo reserva la intención de compra.

Cuando el cliente aprueba la cotización, se convierte directamente en Factura (FAC) o en Pedido (PED) para recibir abonos antes de facturar.

Flujo recomendado

Para ventas B2B o proyectos con aprobación previa:
COT → aprobación del cliente → FAC (o PED → FAC)

Para ventas directas al mostrador no es necesaria la cotización.

Antes de empezar

• El cliente debe existir en el catálogo (o puedes crearlo desde el formulario).
• Los productos deben estar en el catálogo con precio configurado.

Crear una cotización

1. Ve a Ventas → Cotizaciones y haz clic en Nueva cotización.
2. Completa el encabezado (ver campos más abajo).
3. Agrega los productos igual que en una factura: busca por nombre, código o código de barras; ajusta cantidad, precio y descuento por línea.
4. Opcionalmente agrega un descuento global al pie del formulario.
5. Haz clic en Guardar cotización.

El sistema asigna el número correlativo (ej. COT-0001) y la cotización queda en estado Borrador.

Campos del encabezado

Campo	Obligatorio	Descripción
Cliente	✅	Busca por nombre, RUC o código.
Fecha	✅	Fecha de la cotización (por defecto hoy).
Válida hasta	—	Fecha de vigencia de la propuesta. El estado Vigente/Vencida se deriva de esta fecha en ambos sentidos: si venció pasa a Vencida, y si extiendes la fecha vuelve a Vigente.
Sucursal / Almacén	✅	Se completa con la sucursal activa.
Vendedor	—	Usuario vendedor responsable.
Lista de precios	—	Igual que en facturas: selecciona la lista para usar precios alternativos.
Condiciones	—	Texto libre (plazo de entrega, condiciones especiales, notas). Aparece en el PDF.
Descuento global	—	Descuento adicional sobre el subtotal de todas las líneas.

Empresas con módulo clínico

El formulario muestra la tarjeta Aseguradora junto al cliente: si el paciente tiene póliza, la cotización calcula copago y cobertura igual que una factura. Al convertirla, la factura vuelve a calcular con el plan del paciente: si antes de cobrar agregas o quitas productos (la aplicación del medicamento, por ejemplo), el copago y la parte de la aseguradora se ajustan solos. → Aseguradoras y seguros médicos

Enviar al cliente

Desde el detalle de la cotización (COT-XXXX):

• Ver PDF → abre el PDF en el navegador para imprimir o guardar.
• Enviar por WhatsApp → envía el PDF al teléfono del cliente (requiere WhatsApp configurado).
• Enviar por correo → envía el PDF al email del cliente.

INFO

El envío marca la cotización como Enviada automáticamente.

Cotizar solo una parte (selección)

Para el cliente que pide precio de parte de lo cotizado —el caso típico: «cotízame solo los laboratorios» de una proforma de consulta, para comparar precios en otro lado—:

1. Abre la cotización o proforma → menú de acciones → Cotizar selección…
2. Marca las líneas que quieres incluir. En las proformas de consulta vienen agrupadas por fuente (honorarios, laboratorios, medicamentos, procedimientos) y los laboratorios salen premarcados.
3. Crear cotización → nace una cotización nueva e independiente, con su propio número, lista para imprimir o enviar por WhatsApp.

Precio de servicio

La cotización derivada sale a precio de servicio, sin el ajuste del seguro: es el precio de la clínica, que es lo que el paciente compara afuera. Los descuentos de ley del cliente (jubilado, etc.) sí se aplican. La proforma original no se toca — el cobro de la consulta sigue igual.

Convertir a factura o pedido

Una vez el cliente aprueba la propuesta:

Desde el detalle de la cotización:

• Convertir a factura → genera una FAC con todos los datos de la COT. El stock se descuenta en ese momento. (Requiere el permiso quotations.convert.)
• Convertir a pedido → abre un pedido pre-llenado con las líneas de la COT, para reservar stock y recibir abonos. Útil cuando el cliente paga en cuotas o la entrega toma varios días. Al guardar el pedido, la cotización queda Convertida — no se puede cobrar dos veces por caminos distintos.

Importante

No puedes convertir una cotización Vencida o Anulada. Si venció, edítala y extiende la fecha de vigencia: volverá a estado Vigente y podrás convertirla.

Una cotización con cobertura de aseguradora solo se convierte a factura: el pedido no maneja el reparto paciente/aseguradora.

Agregar productos al convertir

En la factura que sale de la cotización puedes sumar lo que se usó en la visita antes de cobrar. El copago y lo que se le factura a la aseguradora se recalculan con las reglas del plan del paciente. Si al guardar aparece «El copago total no corresponde a las reglas del plan del paciente», recarga la página y vuelve a intentarlo; si sigue saliendo, escríbenos.

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Estados

Estado	Descripción
Vigente	Cotización activa dentro de su fecha de validez.
Vencida	Pasó la fecha de validez sin convertirse. Se deriva automáticamente de la fecha (extenderla la revive).
Convertida	Ya generó una factura o pedido; queda vinculada al documento resultante.
Anulada	Cancelada manualmente. Requiere motivo.

El listado abre por defecto mostrando las Vigentes; usa el filtro de estado para ver vencidas o anuladas.

Preguntas frecuentes

¿Una cotización descuenta stock?
No. El stock no se mueve hasta convertir a FAC (descuento definitivo) o PED (reserva/compromiso).

¿Puedo editar una cotización ya enviada?
Sí, mientras no esté Convertida ni Anulada. Recuerda reenviar el PDF al cliente si cambiaste algo.

¿Se puede aplicar un cupón de descuento a una cotización?
No. Los cupones aplican solo al momento de facturar (FAC).

¿Los precios de la cotización quedan fijos si convierto más tarde?
Los precios de las líneas se toman de la cotización al momento de convertir, no del catálogo. Si el precio cambió en el catálogo, la factura usará el precio que había en la cotización.