Agenda y Citas

Módulo requerido: agenda · Permiso: appointments.view
→ Módulos y permisos

¿Qué es?

El módulo de Agenda gestiona las citas médicas del consultorio o clínica. Ofrece tres vistas complementarias:

Sección	Descripción
Citas	Listado tabular de todas las citas. Ideal para gestión y búsqueda rápida.
Calendario	Vista visual mensual / semanal / diaria. Ideal para ver la ocupación del día.

La Sala de Espera (pacientes que ya llegaron) tiene su propio ítem en el menú lateral. → Salas de Espera

Crear una cita

1. Ve a Agenda → Citas → Nueva cita (o haz clic en un horario libre en el calendario).
2. Completa el formulario:

Campo	Descripción
Paciente	Busca por nombre o cédula. Si no existe, usa + Nuevo paciente para registrarlo al vuelo.
Profesional	Médico o especialista que atenderá. Opcional: se puede dejar «Por asignar» y decidir la persona el día de la cita, desde la ficha de la cita (Asignar).
Fecha	Día de la cita.
Hora inicio / fin	Bloque de tiempo reservado.
Motivo de consulta	Descripción breve del motivo (aparece en el expediente clínico).
Tipo de consulta	Primera vez, control, procedimiento, urgencia, etc.
Notas internas	Observaciones para el personal (el paciente no las ve).

3. Haz clic en Guardar cita.

Confirmación automática

Si el paciente tiene correo o teléfono registrado y la empresa tiene WhatsApp o email configurados, el sistema envía una confirmación de cita automáticamente al guardar.

Sesiones de tratamiento

Con el módulo Tratamientos encendido, Planificar sesiones (menú ⋮ del tratamiento) crea de un tiro las citas tentativas del paquete («cada 30 días desde el 15-sep»). Esas citas se ven aquí como cualquier otra — con el enlace al paquete en su ficha — y sus recordatorios de WhatsApp salen solos. → Tratamientos

Mensajes de WhatsApp: qué se envió y qué va a salir

Cada cita lleva su propio registro de mensajes y el sistema nunca se queda callado:

• En la ficha de la cita, «Recordatorios» dice qué pasa con el de 24 horas y el de 2 horas: Programado (y a qué hora saldrá), ✓ enviado (con la hora exacta), Omitido (y por qué: sin teléfono, sin opt-in, cita cancelada, WhatsApp desconectado), Falló (con el motivo que devolvió WhatsApp) o No se envió (la ventana pasó sin procesarse, por ejemplo con el sistema caído). En «Mensajes» está cada mensaje con Ver texto, tal cual le llegó al paciente.
• Enviar ahora reintenta a mano un recordatorio omitido, fallido o no enviado, mientras la cita siga activa y en el futuro. Contesta en el momento si salió o por qué no, y queda en el historial.
• Agenda → ⋯ → Mensajes de WhatsApp es el centro de mensajes: arriba, el estado de la conexión y los contadores del día; en Enviados, todo lo que salió (con filtros por cliente, teléfono, código de cita, estado, tipo de mensaje y fechas); en Próximos envíos, los recordatorios que van a salir en los próximos días con su hora prevista, marcando desde ya los que no llegarán y por qué.

En Configuración → Agenda → Recordatorios de WhatsApp decides cuáles salen y el horario de silencio (por defecto de 21:00 a 07:00): un recordatorio que caiga ahí se adelanta al inicio del silencio, nunca se atrasa. Antes del primer envío el sistema verifica que el número tenga WhatsApp; si no lo tiene, lo anota en el cliente y el recordatorio queda omitido con ese motivo. Si el sistema estuvo caído a la hora de un envío, lo recupera en el siguiente barrido mientras la cita siga lejos, y lo marca como enviado tarde.

Si el WhatsApp de la empresa se desconecta, quien administra la configuración recibe un aviso en la campanita (una vez por caída) con el enlace para reconectar; también avisa si varios envíos seguidos vienen rechazados.

Cuando el paciente contesta el WhatsApp

La confirmación y los recordatorios le piden al paciente que conteste el mismo mensaje. Lo que responde mueve la cita sin que nadie tenga que llamar:

Responde	Qué pasa
1, «Sí», «OK» o «Confirmo»	La cita pasa a Confirmada y el paciente recibe el acuse.
2 o «Cambiar»	La cita no cambia, pero queda en su historial que el paciente pidió otra hora, quien puede editar citas recibe el aviso en la campanita con el enlace a la cita, y al paciente le llega que lo van a contactar.
3, «No» o «Cancelar»	La cita se cancela y el espacio queda libre.
4 o «Stop»	El paciente deja de recibir WhatsApp de esta empresa (de las demás, no).

La respuesta queda en Mensajes de WhatsApp como «Respuesta del cliente». Si el paciente tiene más de una cita activa en la empresa, el sistema le pide que responda con el código de la cita.

Si al agendar el paciente tenía correo, además recibió la confirmación con un enlace propio de su cita para confirmarla, cancelarla o elegir otra hora (vence a los 7 días).

Cuando un paciente dice «no me llegó»

Abre la cita: si dice «✓ enviado» con hora y «Entregado» o «Leído», el mensaje llegó a su teléfono. Si dice «Omitido» o «No llegará», el motivo está al lado (casi siempre falta el teléfono o la casilla de WhatsApp en la ficha del cliente).

Gestión de citas desde el listado

En Agenda → Citas puedes filtrar por:

• Profesional
• Fecha o rango de fechas
• Estado de la cita
• Paciente (nombre o cédula)

Desde el menú ⋯ de cada fila puedes:

• Ver la cita.
• Confirmar — el paciente confirmó asistencia.
• Abrir el WhatsApp del paciente, si tiene teléfono.
• Cancelar — se le avisa al paciente si tiene WhatsApp.

En la ficha de la cita están además Reagendar (cambia fecha y hora) y No asistió (marca la inasistencia). Cuando el paciente llega, se le pasa a la sala de espera con Agregar a la sala, en el tablero de la sala.

Vista de calendario

1. Ve a Agenda → Calendario.
2. Usa los botones de navegación para cambiar de período.
3. Cambia entre vistas:
   • Mes — panorama general, puntos de color por tipo de cita.
   • Semana — franjas horarias, bloques de citas.
   • Día — detalle hora a hora, útil para el turno actual.
4. Haz clic en una cita para ver su detalle o editarla.
5. Arrastra una cita a otro bloque horario para reagendarla.

Con el módulo Planificador encendido, el calendario también muestra (en violeta) los eventos internos — mantenimientos, garantías, reuniones — y el botón Planificador de arriba lleva a su listado. → Planificador

Múltiples profesionales

Si la empresa tiene varios médicos, el calendario puede filtrase por profesional para ver la agenda de cada uno de forma independiente.

Registro de llegada → Sala de Espera

Cuando el paciente llega al consultorio:

1. Busca su cita (en el listado o en el calendario).
2. Haz clic en Registrar llegada.
3. El paciente aparece automáticamente en la Sala de Espera con la hora de llegada.

→ Salas de Espera

Desde la consulta: ver toda la agenda del día

En el panel de Consultas (módulo Clínica), el médico puede ver la lista de pacientes del día en orden de cita para ir abriéndolas en secuencia.

→ Clínica → Consultas

Estados de una cita

Estado	Color	Descripción
Programada	Gris	Registrada, el paciente aún no ha llegado.
Confirmada	Azul	El paciente confirmó su asistencia.
En espera	Amarillo	Llegó y está en la sala de espera.
En consulta	Verde	El médico está atendiendo.
Atendida	Verde oscuro	Consulta finalizada.
Cancelada	Rojo	Cancelada por el paciente o el personal.
No asistió	Naranja	El paciente no se presentó.

Reagendar una cita

1. Abre la cita (desde el listado o el calendario).
2. Haz clic en Reagendar.
3. Selecciona la nueva fecha y hora.
4. Guarda. El sistema puede enviar notificación al paciente si está configurado.

Preguntas frecuentes

¿Puedo bloquear horarios no disponibles (almuerzo, descanso)?
Todavía no hay un bloqueo de horario. El horario de atención (apertura, cierre y si se ven los fines de semana) se define en Configuración → Agenda, y el sistema no deja guardar dos citas encimadas del mismo profesional.

¿Puedo ver las citas pasadas de un paciente?
Sí, en Agenda → Citas: busca al paciente por nombre o cédula y amplía el rango de fechas. Sus consultas atendidas están en la pestaña Consultas de su expediente.

¿El sistema envía recordatorios automáticos el día antes?
Sí, por WhatsApp: uno 24 horas antes y otro 2 horas antes, que el paciente puede contestar para confirmar o cancelar (ver Cuando el paciente contesta el WhatsApp). Cuáles salen y el horario de silencio se configuran en Configuración → Agenda.

¿Cuántos pacientes puedo agendar por hora?
No hay límite técnico. La duración de los bloques y la cantidad de citas por hora la defines tú al crear cada cita con su hora inicio/fin.