Documentos clínicos

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¿Qué es?

Los documentos clínicos son los papeles que la clínica emite a nombre de un médico: recetas, incapacidades, certificados, órdenes. Se generan como PDF con el membrete de la clínica, la firma del médico y un código QR de verificación pública.

Tipos de documento

Documento	Datos que incluye
Receta médica	Medicamentos con dosis e indicaciones.
Incapacidad laboral	Un clic en 1 día, 3 días, 7 días… (o 4 h, 8 h) y las fechas y horas quedan puestas: desde ahora, a la siguiente hora en punto, hasta la misma hora al terminar. Los días tienen + / − y, si cambias el «hasta» a mano, los días se recalculan. Desde la consulta, Emitir incapacidad abre el documento y, al emitirlo, los días y el N.° de incapacidad quedan escritos en la consulta.
Certificado de buena salud	Apto médico con observaciones.
Comprobante de asistencia	Constancia de asistencia con hora de ingreso y salida.
Imagenología	Solicitud de estudios de imagen (radiografía, ecografía, tomografía…).
Laboratorio	Solicitud de exámenes de laboratorio con impresión diagnóstica.
Prenupcial	Certificado médico prenupcial.
Orden médica	Título configurable + cuerpo libre (procedimientos, interconsultas).
Referencia	Carta de referencia a otro especialista con resumen clínico.

Crear un documento

Desde la consulta (recomendado)

En la consulta, Nuevo documento (o los atajos de cada tarjeta: receta, orden de laboratorio, incapacidad) abre el formulario en una ventana sobre la consulta: el médico no sale de la pantalla. El sistema pre-llena el documento con los datos de la consulta (diagnósticos, indicaciones, recomendaciones, exámenes solicitados) según el tipo elegido; si la consulta tiene cambios sin guardar, se guardan antes de abrirla.

Al emitir, la ventana muestra el número del documento con Imprimir, Ver documento y Emitir otro, y la tarjeta Documentos de la consulta ya lo incluye.

Desde la ficha del paciente

En Clínica → Pacientes, la sección Documentos de la ficha lista lo emitido al paciente y emite nuevos en la misma ventana, sin salir de la ficha. → Panel del paciente

Desde Clínica → Documentos

1. Nuevo documento → selecciona el paciente y el tipo.
2. Completa los campos del tipo (cada tipo tiene su propio formulario).
3. Elige a nombre de quién se emite (ver abajo).
4. Emitir — el documento queda firme y genera su PDF — o guardar como borrador.

Al imprimir, el menú Imprimir trae el ganchito Incluir firma y sello (marcado por defecto). Sin marcar, el PDF sale con la línea en blanco para que el médico firme y selle a mano. La elección se recuerda en ese navegador. Si el documento es largo, el texto nunca se monta sobre la firma: sigue en la página siguiente y la firma queda al pie.

¿A nombre de quién sale el documento?

Opción	Cuándo usarla
El médico en turno	Caso normal: el médico emite sus propios documentos.
Otro médico de la clínica	Un usuario autorizado (ej. el administrador) emite a nombre de un médico del equipo, directamente o dejándoselo como borrador para que lo revise y emita.
Particular	Documento a nombre de un médico externo (nombre libre, sin usuario en el sistema).

Los borradores pueden editarse, emitirse o descartarse. Al emitir, el documento queda inmutable; si hay un error, se anula con motivo y se emite uno nuevo.

Verificación pública con QR

Cada PDF incluye un código QR que enlaza a una página pública de verificación:

1. Quien recibe el documento (empresa, escuela, aseguradora) escanea el QR.
2. La página pide un reto de verificación: la cédula del paciente o la fecha del documento.
3. Si coincide, muestra el documento auténtico y permite descargar el PDF.

Así, terceros pueden confirmar que una incapacidad o certificado es genuino sin llamar a la clínica.

Hojas en blanco para cuando no hay sistema

Si se va la luz o el internet, la clínica igual tiene que entregar la receta o la incapacidad. Para eso están las hojas en blanco: documentos que se imprimen por adelantado, se guardan y se llenan a mano en la emergencia.

En Clínica → Documentos → Hojas en blanco:

1. Elige el tipo de documento, la cantidad (10, 25, 50 u otra, hasta 50 por tirada) y, si quieres, el médico a cuyo nombre salen. Sin médico, el nombre se escribe a mano.
2. Pulsa Generar y luego Abrir PDF para imprimir. Sale una hoja por página, cada una con su número y su código QR ya impresos.
3. Guarda las hojas. Salen sin firma ni sello: el médico firma y sella a mano en el momento de usarlas.

Cuando vuelva el sistema:

• Registrar — en cada hoja que se usó, pulsa Registrar y copia lo que se escribió a mano, con la fecha del papel. El documento queda con el mismo número y el mismo QR de la hoja, y marcado como «Llenado a mano».
• Anular — las hojas que sobraron, se dañaron o se perdieron se anulan (una sola o todo lo que queda de la tirada). Su número no se vuelve a usar.

¿Qué ve quien escanea el QR de una hoja?

Estado de la hoja	Lo que muestra el QR
Impresa, sin registrar	Que la hoja es auténtica de la clínica (tipo, número y médico), y que sus datos aún no han sido registrados.
Registrada	La verificación de siempre: pide el dato del paciente y muestra el documento.
Anulada	Que la hoja fue anulada y no es válida.

Detalles a tener en cuenta:

• Salen en blanco todos los tipos menos el odontograma y el documento de plantilla, que se arman con los datos del paciente.
• Puede haber hasta 100 hojas sin registrar por tipo en cada sucursal. Al llegar al tope hay que registrar o anular antes de generar más.
• Generar, reimprimir y anular hojas requiere el permiso Generar, reimprimir y anular hojas en blanco (contingencia). Registrar una hoja lo hace quien puede emitir documentos; si la hoja salió a nombre de un médico, la registra ese médico o un usuario que pueda emitir a nombre de otros.
• Una hoja muy larga para el formato configurado (por ejemplo, la referencia en media carta) sale en carta completa.

Formato de impresión configurable

En Configuración → Documentos clínicos cada empresa define cómo se ven sus documentos:

Ajuste	Opciones
Formato por tipo	Media carta vertical, media carta horizontal o carta completa, por cada tipo de documento.
Color de acento	Color corporativo del encabezado (el texto ajusta su contraste automáticamente).
Estilo de encabezado	Estilo 1 clásico (logo pequeño + datos) o Estilo 2 (logo grande). Si hay logo, el nombre de la empresa puede ocultarse.
Títulos de orden médica	Lista de títulos predefinidos para el tipo "Orden médica".

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar un documento ya emitido?
No. Los documentos emitidos son inmutables (tienen valor médico-legal). Anúlalo con motivo y emite uno nuevo. Los borradores sí se editan libremente.

¿El paciente puede verificar su documento sin tener cuenta?
Sí. La página de verificación del QR es pública; solo pide el reto (cédula o fecha) para proteger la privacidad.

¿Quién puede emitir a nombre de otro médico?
Usuarios con el permiso de creación de documentos; el flujo de borradores permite que el médico titular revise antes de emitir, pero la emisión directa también está permitida.