Cobros

Módulo requerido: sales · Permiso: sales.view
→ Módulos y permisos

¿Qué es?

Los cobros (recibos de caja) registran los pagos recibidos de clientes. Pueden aplicarse contra una o varias facturas o pedidos a la vez, admiten pagos parciales y llevan el control exacto de la cartera de cuentas por cobrar (CxC).

El listado de Ventas → Cobros tiene filtros por cliente, fecha y forma de pago, y abre directo en la lista. Los totales por forma de pago están en el reporte Cobros por forma de pago del hub de Reportes.

Antes de empezar

• Turno de caja abierto.
• El cliente debe tener documentos pendientes de pago, o bien registrar el cobro como abono a cuenta.

Registrar un cobro

Opción A — Desde la factura (más rápido)

1. Abre la factura (FAC-XXXX).
2. Haz clic en Registrar cobro.
3. El monto se completa con el saldo pendiente; ajústalo si el pago es parcial.
4. Selecciona la forma de pago y guarda.

Opción B — Desde Ventas → Cobros (llenado libre)

El formulario de cobro admite dos formas de trabajar; usa la que sea natural en cada caso:

Documentos primero — sabes qué facturas viene a pagar el cliente:

1. Selecciona el cliente.
2. Marca las facturas/pedidos pendientes a pagar (puedes ajustar el monto aplicado a cada documento).
3. El total se calcula solo; registra las formas de pago y guarda.

Monto primero — el cliente entrega una suma ("vengo a abonar 200"):

1. Selecciona el cliente e ingresa el monto recibido.
2. El sistema reparte automáticamente el monto entre los documentos pendientes, de la deuda más antigua a la más reciente.
3. Revisa el reparto (puedes ajustarlo a mano) y guarda.

Cobro de múltiples facturas

Un solo recibo puede saldar varias facturas y pedidos en una sola visita del cliente. El recibo consolida todos los documentos pagados.

Formas de pago

Puedes dividir un cobro en múltiples formas de pago (ej. parte en efectivo, parte en tarjeta):

1. En el formulario, haz clic en + Agregar forma de pago.
2. Indica el monto de cada medio.
3. El sistema valida que la suma coincida con el total del cobro.

Las formas de pago se configuran en Configuración → Formas de pago. Ejemplos: Efectivo, Tarjeta, Cheque, Transferencia, Gift Card, Crédito del cliente.

Vuelto

Si el cliente paga en efectivo con un billete mayor, ingresa lo recibido y el sistema calcula el vuelto. El cobro queda registrado por el neto (recibido − vuelto), por lo que el arqueo de caja y los reportes no se inflan.

Cambiar la forma de pago de una factura

Se cobró en efectivo y era con tarjeta, o entró como Yappy y fue mitad Yappy y mitad efectivo. No hace falta anular nada a mano: desde la factura, en la tarjeta Formas de Pago, toca Cambiar (también está en el menú de acciones y en la ficha del cobro, como Cambiar forma de pago).

1. Arriba ves cómo se cobró.
2. En Cómo debió cobrarse, elige las formas correctas con el mismo selector del punto de venta: una sola o varias, con su banco, referencia o aprobación.
3. Escribe un motivo si quieres y toca Confirmar cambio.

Por dentro el sistema anula el cobro anterior (con el motivo «Cambio de forma de pago» y el número del nuevo) y registra el nuevo con las mismas facturas y los mismos montos aplicados, todo en un solo paso. La factura nunca pasa por «pendiente».

El total no cambia

Las formas nuevas tienen que sumar lo mismo que el cobro. Si se cobró de menos o de más, eso no es un cambio de forma de pago: registra otro cobro o una devolución.

• Si el cobro pagó varias facturas, la forma de pago cambia para todas; lo aplicado a cada una no se mueve. Si la factura tiene varios cobros (abonos), se elige cuál cambiar.
• El cobro nuevo sale con otro número de recibo; si ya le diste el anterior al cliente, entrégale el nuevo.
• La factura electrónica ya enviada a la DGI conserva la forma de pago original; la DGI no permite editarla. El cambio corrige la caja, el arqueo y los reportes de cobros.
• Una factura a crédito sin ningún cobro no tiene nada que cambiar: el menú ofrece Registrar cobro.

Solo en el turno en curso

Es la misma regla que para anular: por defecto solo se cambia un cobro del turno de caja abierto, porque uno de un turno ya cerrado le cambiaría los totales a un arqueo ya impreso. Si el cobro es de otro turno, el modal lo dice; puede hacerlo un supervisor con el permiso Anular ventas y cobros de otro turno. → Roles y permisos

Crédito del cliente

Cuando una devolución genera saldo a favor, ese monto queda como crédito disponible. Para aplicarlo:

1. En el formulario de cobro, selecciona Crédito del cliente como forma de pago.
2. El sistema muestra los créditos disponibles (con su devolución de origen).
3. Ingresa el monto a aplicar (hasta el límite disponible).

Cobro a cuenta y pagos en exceso

Si el cliente adelanta dinero o paga más que el total aplicado a documentos, el excedente queda automáticamente como crédito a favor del cliente, disponible para cobros futuros.

Ver el estado de cuenta de un cliente

Desde la ficha del cliente (Clientes):

• Documentos pendientes — facturas y pedidos con saldo, montos y vencimientos.
• Historial de cobros — todos los cobros registrados.
• Crédito disponible — saldo a favor acumulado.

O desde Reportes → Estado de cuenta (clientes).

Facturas vencidas

Usa el reporte Cuentas por cobrar vencidas para gestionar la cobranza por antigüedad de saldos.

Imprimir el recibo de cobro

Desde el detalle del cobro:

• Ver PDF → recibo en formato A4.
• Imprimir ticket → recibo en formato térmico para impresora de punto de venta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo anular un cobro ya registrado?
Sí. Desde el detalle del cobro, Anular cobro con motivo. Los documentos asociados vuelven a quedar pendientes y el crédito usado (si hubo) se libera. Anular el cobro no anula la factura. Solo se puede en el turno en que se registró, salvo que tengas el permiso para anular de otro turno.

¿Cómo cambio la forma de pago de una factura ya cobrada?
Anula el cobro y registra uno nuevo con la forma de pago correcta. → Cambiar la forma de pago

¿Puedo cobrar facturas de crédito antes de su vencimiento?
Sí, en cualquier momento.

¿Qué pasa si el cliente paga de más?
El excedente queda como crédito a favor para aplicar en cobros futuros.

¿Un cobro con gift card descuenta el saldo de la tarjeta?
Sí, en tiempo real al guardar el cobro.

¿Dónde veo los reportes de cobros?
En Reportes → Cobros: Libro de Cobros, Cobros por Forma de Pago y Cobros por Cliente. → Reportes