Apariencia
Órdenes de compra
Módulo requerido:
purchases· Permiso:purchase_orders.view
→ Módulos y permisos
¿Qué es?
Una orden de compra (OC) es una solicitud formal de compra que se envía al proveedor antes de que se realice la transacción. No mueve inventario ni genera CxP hasta que se convierte en factura de compra al recibir la mercancía.
¿Cuándo usar órdenes de compra?
- Cuando el proceso interno requiere aprobación antes de comprometer un gasto.
- Para dejar constancia de los precios acordados con el proveedor.
- Cuando el proveedor exige una OC para procesar el pedido.
- Para controlar qué se pidió vs. qué se recibió (comparación al recepcionar).
Crear una orden de compra
- Ve a Compras → Órdenes de compra → Nueva OC.
- Selecciona el proveedor.
- Completa el encabezado:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Fecha de la orden | Obligatoria. Por defecto hoy; no puede ser posterior a hoy. |
| Fecha de entrega solicitada | Cuándo necesitas que llegue la mercancía. |
| Almacén de destino | Almacén donde se recibirá la mercancía. |
| N.° de referencia interna | Código de solicitud interno de tu empresa. |
| Condiciones | Condiciones especiales de entrega, precio o pago. |
- Agrega los productos con cantidades y precio unitario pactado. Si el proveedor vende por caja, pídelo por caja: la línea acepta la misma presentación que la factura. → Presentaciones de compra
- Haz clic en Guardar OC.
Enviar al proveedor
Desde el detalle de la OC:
- Ver PDF → genera el PDF de la OC con todos los datos y firmas.
- Enviar por correo → envía el PDF al email del proveedor.
La OC pasa al estado Enviada.
Recepcionar la mercancía
Cuando el proveedor entrega la mercancía:
- Abre la OC desde Compras → Órdenes de compra.
- Haz clic en Recepcionar.
- El sistema pre-rellena la factura de compra con los datos de la OC.
- Ajusta las cantidades si la entrega fue parcial (el proveedor trajo menos).
- Ingresa el número de factura del proveedor.
- Guarda la FCP.
Recepción parcial
Si el proveedor entrega solo parte de la OC, puedes recepcionar lo recibido. La OC queda en estado Parcialmente recepcionada para la entrega pendiente.
Estados de la OC
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Borrador | Recién creada, no enviada al proveedor. Puede editarse. |
| Enviada | Enviada al proveedor. Pendiente de recepción. |
| Parcialmente recepcionada | Primera entrega recibida; hay productos pendientes. |
| Recepcionada | Toda la mercancía recibida y convertida en FCP. |
| Anulada | Cancelada antes de recepcionar. |
Buscar órdenes de compra
El listado de Compras → Órdenes de compra filtra por fecha de la orden (con atajos como Este mes), proveedor (solo los que tienen órdenes), estado y vencimiento: Vencidas o Vencen en 7 días. El vencimiento solo cuenta en las órdenes que siguen activas.
Comparar OC vs. FCP
Desde el detalle de una OC recepcionada, la pestaña Comparativo muestra:
- Cantidad ordenada vs. cantidad recibida por producto.
- Precio pactado en la OC vs. precio facturado por el proveedor.
- Diferencias destacadas en color.
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear una FCP sin OC previa?
Sí. La OC es opcional. Puedes crear facturas de compra directamente si no usas el proceso de aprobación.
¿Cuántas FCP puede generar una OC?
Varias, si la entrega es parcial en múltiples fechas.
¿Se puede editar una OC ya enviada?
No directamente. Si hay cambios, anula la OC y crea una nueva, o coordina con el proveedor con una enmienda manual.