Facturas de compra

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→ Módulos y permisos

¿Qué es?

Una factura de compra (FCP) registra la recepción de mercancía o servicios de un proveedor. Al guardar una FCP, el sistema:

1. Ingresa el stock al almacén (movimiento kardex de entrada con el costo de adquisición).
2. Registra la obligación de pago en cuentas por pagar (CxP).
3. Genera el asiento contable de la compra (débito inventario / crédito CxP + ITBMS si aplica).

Antes de empezar

• El proveedor debe existir en el catálogo. → Proveedores
• Los productos deben estar en el catálogo.
• Ten a mano la factura física o PDF del proveedor (necesitas el número de factura).

Crear una factura de compra

1. Ve a Compras → Facturas de compra → Nueva factura de compra.
2. Completa el encabezado (ver campos más abajo).
3. Agrega las líneas de productos con sus cantidades y costos unitarios.
4. Revisa los totales.
5. Haz clic en Guardar.

Campos del encabezado

Campo	Obligatorio	Descripción
Proveedor	✅	Busca por RUC o por nombre.
Almacén	✅	Almacén donde se ingresa la mercancía.
N.° factura proveedor	✅	Número impreso en el documento del proveedor. Con él se identifica la factura en el libro de compras.
Fecha de la compra	✅	La fecha de la factura del proveedor. Es la que cuenta para el libro de compras y el asiento contable. Por defecto hoy; no puede ser posterior a hoy.
Condición de pago	—	Contado o crédito (plazo en días).
Observación	—	Nota interna (número de OC relacionada, remisión, etc.).

La factura de fin de mes que cargas al mes siguiente

Una factura del 31 de agosto que digitas el 2 de septiembre va en el libro de compras de agosto: pon como fecha de la compra la de la factura.

Si la fecha cae en un mes anterior al actual, el formulario te avisa en qué libro de compras va a quedar. El día en que la digitaste se guarda aparte y se ve como «cargada».

¿Factura repetida?

Si ya registraste una factura con el mismo número del mismo proveedor, al guardar aparece el aviso «¿Factura repetida?» con la factura que ya está (número, fecha y total) y un enlace para abrirla. No se guarda nada hasta que decidas:

• Revisar: vuelves al formulario para corregir el número (o no cargarla).
• Registrar de todas formas: si de verdad es otra factura con el mismo número.

Las facturas anuladas no cuentan: anular y volver a cargar es la forma normal de corregir una compra.

Campos de las líneas

Campo	Descripción
Producto	Busca por nombre o código. Puedes crearlo si es nuevo.
Presentación	En el lápiz ✏️: la unidad del producto o una caja (Caja x12). Ver Presentaciones de compra.
Cantidad	Lo que dice la factura del proveedor, en la presentación de la línea (unidades o cajas).
Costo	Precio de compra sin ITBMS, por unidad o por caja según la presentación. Este costo queda registrado en el kardex y se usa en reportes de rentabilidad.
ITBMS	Arranca con el impuesto del producto. Con el lápiz ✏️ de la línea puedes elegir otro del catálogo (exento, 7 %, 10 %…) si el proveedor lo facturó distinto.
Descuento	Descuento aplicado por el proveedor en esa línea. El costo que entra al inventario es el neto, con el descuento.

Los Totales muestran el ITBMS separado por tasa cuando la compra mezcla impuestos. El ITBMS se calcula y redondea por línea, igual que al guardar, así que el total de la pantalla es el que queda registrado.

El ITBMS de la factura del proveedor no cuadra por centavos

Escribe el monto de su papel en ITBMS según la factura: la diferencia queda como Ajuste por redondeo y el total cuadra con el documento del proveedor. El ajuste solo se acepta hasta unos pocos centavos; una diferencia mayor no es redondeo, y la pantalla avisa para revisar costos, cantidades o tasas de las líneas.

¿El proveedor vende por caja?

Registra la línea como dice la factura (30 cajas de 12 a $10) y el sistema ingresa las 360 unidades al inventario, sin dividir el costo a mano. La línea arranca como la última compra de ese producto, en la misma presentación y al mismo costo. → Presentaciones de compra

Costo de adquisición

El costo unitario que ingresas aquí afecta directamente los reportes de rentabilidad (margen bruto) y el costo de inventario. Ingrésalo con precisión.

Buscar facturas de compra

El listado de Compras → Facturas de compra filtra por:

• Fecha: la fecha de la compra, con atajos (Este mes, Mes pasado…). «Las de agosto» son las compradas en agosto, aunque se hayan digitado en septiembre.
• Proveedor: solo aparecen los que tienen facturas de compra.
• Almacén, condición de pago (contado / crédito), estado e inventario.
• Con saldo pendiente: lo que falta pagar (cuentas por pagar), sin las anuladas.
• Identidad fiscal, si la empresa tiene más de un RUC.

Arriba de la tabla verás cuántas facturas coinciden, cuánto suman y cuánto queda por pagar (las anuladas no suman). Si una factura se digitó otro día que el de la compra, bajo su fecha aparece «cargada» con el día en que se registró.

Recepcionar desde una Orden de Compra

Si tienes una OC aprobada:

1. Ve a Compras → Órdenes de compra y abre la OC.
2. Haz clic en Recepcionar.
3. El sistema pre-rellena la FCP con los productos y cantidades de la OC.
4. Ajusta cantidades si la entrega fue parcial.
5. Ingresa el número de factura del proveedor y guarda.

→ Órdenes de compra

Pagar una factura de compra

Desde el detalle de la FCP o desde Compras → Pagos a proveedores: → Pagos a proveedores

Anular una factura de compra

Si fue un error:

1. Abre la FCP → Anular → ingresa el motivo.
2. El stock ingresado se revierte (movimiento kardex de salida).
3. La obligación de pago (CxP) se cancela.
4. Se genera el asiento de reversión.

WARNING

Solo puedes anular una FCP si aún no ha sido pagada total o parcialmente. Si ya tiene pagos, contacta al administrador para gestionar la anulación.

Preguntas frecuentes

¿Puedo ingresar una FCP en moneda extranjera?
El sistema opera en Balboa (USD) dado que es la moneda de Panamá. No hay soporte de múltiples monedas en esta versión.

¿Puedo editar una FCP ya guardada?
No. Las facturas de compra son inmutables una vez guardadas. Si hay un error, anúlala y vuelve a crearla.

¿Qué pasa si el proveedor me entrega más unidades de las que dice la factura?
Ingresa exactamente lo que dice la factura del proveedor. Si hay unidades extra, crea un ajuste de inventario positivo con el motivo "Excedente de entrega".

¿Los productos de una FCP actualizan el precio de venta del catálogo?
No automáticamente. El costo de compra se registra en el kardex, pero el precio de venta en el catálogo debes actualizarlo manualmente si cambió.