Conceptos clave

Esta página explica los conceptos fundamentales del sistema que se mencionan en todas las secciones del manual.

Módulos y permisos

Módulos

Sonata está dividido en módulos funcionales. Cada empresa activa solo los módulos que necesita; las secciones de módulos inactivos no aparecen en el menú.

Los módulos disponibles son:

Módulo	Activo por defecto	Descripción
core	✅	Funciones base (empresa, usuarios, catálogos)
sales	✅	Ventas, cotizaciones, cobros, clientes
purchases	✅	Compras, proveedores
inventory	✅	Existencias, ajustes, productos
cash_registers	✅	Cajas y turnos
reports	✅	Reportes y estadísticas
accounting	✅	Contabilidad y asientos
clinical	❌	Consultas, triaje, pacientes, documentos clínicos
laboratory	❌	Órdenes de laboratorio
agenda	❌	Citas y calendario
queues	❌	Salas de espera / gestión de colas
marketing	❌	Cupones y campañas
giftcards	❌	Tarjetas de regalo
coupons	❌	Cupones de descuento
recurring_invoices	❌	Facturación recurrente automática
expenses	❌	Módulo de gastos

¿No ves una sección del manual? Es porque tu empresa no tiene ese módulo activo. Contacta al administrador para habilitarlo.

Roles y permisos

Dentro de cada empresa, cada usuario tiene un rol que define qué puede ver y hacer. Los roles más comunes son:

• Administrador — acceso total a la empresa.
• Cajero / Vendedor — acceso a ventas, cobros y turnos.
• Bodeguero — acceso a inventario.
• Contador — acceso a contabilidad y reportes.

Los roles son configurables: el administrador puede crear roles personalizados con exactamente los permisos que necesita cada perfil.

→ Ver Administración → Roles y permisos

Si ves el mensaje "No tienes permiso para realizar esta acción", tu rol no incluye ese permiso. Solicita al administrador que lo ajuste.

Turnos de caja

Un turno (shift) representa un período de trabajo en una caja registradora. Cuando el módulo cash_registers está activo:

• Debes abrir un turno antes de emitir documentos de venta.
• Al abrir indicas el fondo inicial de la caja.
• Al cerrar realizas el arqueo y registras el conteo de billetes/monedas.

Si intentas crear una factura sin turno abierto, el sistema te redirigirá a abrir uno. Compras, pagos a proveedores, gastos e inventario no piden turno. Una empresa puede trabajar sin turnos: las ventas caen en el turno del día de la caja por defecto de cada sucursal.

→ Ver Ventas → Turnos de caja

Turno médico (módulo Clínica)

En empresas con el módulo clinical, el personal de salud (médicos, enfermería) debe abrir un turno médico para acceder al expediente clínico. Es un control independiente del turno de caja: protege el acceso a la información médica y registra quién estuvo de turno en cada momento.

→ Ver Salud → Clínica

Numeración de documentos

Cada tipo de documento (FAC, COT, PED, DEV, FCP, OC…) tiene su propio contador atómico por empresa/sucursal. Los números son correlativos, sin saltos, y no se pueden editar manualmente. Si necesitas reconfigurar el folio inicial, el administrador puede hacerlo desde Configuración → Numeración de documentos.

Snapshots de documentos

Los documentos emitidos guardan una copia congelada de los datos al momento de la emisión: nombre del cliente, código del producto, precio, tasa de impuesto. Esto garantiza que los documentos históricos no cambian si más adelante modificas el catálogo.

Documentos electrónicos (FEL)

Las facturas emitidas se envían automáticamente a la DGI de Panamá a través del PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) configurado en tu empresa. Si el envío falla (DGI caída, dato rechazado), la factura queda Pendiente o Rechazada y puedes reintentarla desde el módulo Fiscal o desde la propia factura.

→ Ver Fiscal / FEL

Novedades del sistema

El ítem Novedades del menú lateral muestra el changelog del producto: qué funcionalidades nuevas se han publicado, ordenadas por versión y fecha. Revísalo cuando notes algo nuevo en la interfaz.

Sucursal activa y almacén

Todos los movimientos de inventario y documentos de venta/compra se registran contra la sucursal activa y su almacén predeterminado. Si trabajas en varias ubicaciones, asegúrate de tener la sucursal correcta seleccionada antes de operar.

→ Ver Empresa y sucursal

ITBMS

El ITBMS (Impuesto de Transferencia de Bienes Muebles y Servicios) es el IVA de Panamá. La tasa estándar es 7 %. Algunos productos tienen tasa diferencial (0 %, 10 %, 15 %) según la legislación panameña. La tasa se configura por producto en el catálogo.

Los cálculos de ITBMS siempre son sobre el precio de venta después de descuentos, se suman por línea y se redondean en el total del documento.